Mail politik

 

Der bør alene foretages kontrol af medarbejderes brug af e-mails og Internet, hvis der er et sagligt og driftsmæssigt formål med kontrolforanstaltningen.

Der bør alene foretages kontrol af medarbejderes brug af e-mails og Internettet, hvis medarbejderne på forhånd er informerede om at dette kan finde sted.

Der bør tages stilling til, om der kan ske privat brug af e-mails og Internettet, herunder eventuelt omfanget heraf.

Gennemsyn af medarbejderes private e-mails - som er mrk. privat - forudsætter, at arbejdsgiveren har indhentet samtykke til, at dette kan finde sted. Hvor der ikke måtte være meddelt samtykke, skal gennemsynet være påkrævet af dokumenterbare, saglige og driftsmæssige formål.

Der bør tages stilling til, hvilke medarbejdere der har adgang til at kontrollere brugen af e-mails og Internettet, og disse medarbejdere skal indskærpes en særlig tavshedspligt i overensstemmelse med reglerne i persondataloven.

Virksomheden kan fastsætte politikker om hvilke former for information, der ikke må søges på Internettet, og om downloading er tilladt og i givet i hvilket omfang.

Der bør tages stilling til gennemsyn af e-mails under medarbejderes fravær fra arbejdspladsen.

Der bør tages stilling til opbevaring og sletning af e-mails, herunder medarbejderes private e-mails.

Der bør tages stilling til, hvorledes e-mails behandles efter medarbejdernes fratræden.

Der bør tages stilling til om - og i givet fald hvilke - ansættelsesretlige konsekvenser det kan have, hvis retningslinierne ikke overholdes.

Der bør tages stilling til hvorvidt e-mail og internetpolitikken skal indeholde retningslinier for, i hvilket omfang medarbejderne kan indgå aftaler elektronisk på vegne af virksomheden med digital signatur.

Endvidere skal den til enhver tid gældende lovgivning på området, herunder persondataloven, og evt. overenskomstmæssige forpligtelser overholdes.